Jeder hat davon gehört, dennoch haben viele Probleme bei dessen Umsetzung: Das Projektcontrolling. Erfahren Sie in diesem Beitrag worum es beim Projektcontrolling tatsächlich geht und wie sie es am besten für Ihren eigenen Projekterfolg einsetzen können!
Was ist Projektcontrolling?
Wobei viele den Begriff “Controlling” mit Kontrolle verbinden, so geht es beim Projektcontrolling vielmehr um die Steuerung eines Projektes. Konkret versteht man darunter grundsätzlich nichts anderes als die Überwachung von Projektfortschritten und die darauffolgende Steuerung zum Projekterfolg. Ein Projekt-Controller beschäftigt sich mit Soll-Ist-Vergleichen, den daraus entnehmbaren Abweichungen der vordefinierten Zielsetzungen, die Kontrolle der ausgeführten Leistung und bei Bedarf mit der Planung von notwendigen Korrekturmaßnahmen. Einfach gesagt: Beim Projekt-Controlling geht es um die Verwirklichung eines Projektziels.
Projektziele überwachen
Ob ein Projekt erfolgreich war oder nicht hängt von der individuellen Einstellung ab. Wohingegen manche Projektcontroller und Unternehmer ein Projekt nur dann als erfolgreich sehen, wenn der Projektauftrag erfüllt wurde, empfinden andere so bereits bei dem kosten- oder zeiteffizienten Projektabschluss oder einem zufriedenen Kunden. Projektziele können demnach je nach Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Die meisten Projektziele drehen sich um die Erhöhung der Leistung oder der Minderung der Zeit oder Kosten. Je nach Ziel unterscheiden sich die notwendigen Projektcontrolling-Maßnahmen. Sich eine Übersicht über die effizientesten Maßnahmen und Methoden zu verschaffen schadet nie, denn dies führt zu einem erweiterten Horizont für das zukünftige Projektcontrolling.
Wie läuft das Projektcontrolling ab?
Der Projektcontrolling Regelkreis fasst alle Zwischenschritte von der Projektinitiierung bis hin zum Projekterfolg zusammen.
1. Projektziele definieren
Bevor das Projektcontrolling stattfinden kann, muss vorerst ein Projekt definiert werden – ohne einem Projektziel wird das nur schwierig möglich sein. Bei der Definition des Projektziels heißt es stets realistisch aber gleichzeitig auch offen für Herausforderungen zu sein.
2. Planung
Nach der Definition des Ziels muss das Projekt geplant werden. Hier müssen der Zeitraum, in dem das Projekt fertig gestellt werden muss, definiert werden. Außerdem sollen die potenzielle Schwierigkeiten als auch die Soll-Daten erstellt werden.
3. Erfassung der Daten
Um das Projekt mit den Soll-Daten vergleichen zu können, bedarf es einer stetigen Erfassung der Ist-Daten. Hierfür eignen sich verschiedene Methoden wie beispielsweise die händische Dokumentation auf Papier, die digitale Option auf Excel oder die automatische Projektzeiterfassung mit Softwares.
4. Abweichungen analysieren
Während der Durchführung des Projekts müssen Projekt-Controller die Ist-Werte mit den Soll-Werten vergleichen und bei zu großen Differenzen direkt einschreiten, denn ansonsten ist das Projekt zum Scheitern verurteilt. Die Analyse kann nur dann effizient erfolgen, wenn alle Daten übersichtlich auf einem Punkt gesammelt werden.
5. Korrekturen vornehmen
Falls die Abweichungen der Soll- und Ist-Werte zu groß sind, müssen Projekt-Controller dem entgegensteuern. Je nach Projekt und den aufgetretenen Abweichungen ist es manchmal vorteilhaft mehr Mitarbeitende zu dem Projekt zuzuteilen, die Deadline für das Projekt zu verlängern oder das Projektbudget zu erhöhen.
6. Erfolgskontrolle
Nachdem das Projekt beendet wurde, lohnt es sich rückblickend den Erfolg in einem Mitarbeitergespräch zu analysieren, um potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten für das nächste Projekt zu erkennen.
Diese Schritte gilt es bei jedem Projekt zu befolgen, da ansonsten wichtige Abläufe vergessen und somit potenzielle Gefahren für das Projekt zu spät oder gar nicht erkannt werden können.
Projektcontrolling mit Softwares
Spätestens beim Multiprojektcontrolling, dem Überwachen von mehreren Projekten gleichzeitig, erkennen Unternehmer, dass die Dokumentation der Kennzahlen per Hand oder mit Excel unübersichtlich und ineffektiv ist. Software-Lösungen wie beispielsweise TimeTrack haben sich bei der Projektzeiterfassung als die ideale Lösung bewährt, da sie Projekt-Controllern nicht nur erlauben die Projektziele wie Dauer und Budget zu definieren, sondern diese auch automatisch zu verfolgen und Soll-Ist-Vergleiche zu erstellen. In den letzten Jahren erkannten bereits viele Projekt-Controller die Vorteile dieser Methode, da sie zeitsparend und effizient ist.
Fazit
Das Projektcontrolling ist eine Methode im Projektmanagement zur Überwachung des Projektfortschritts. Besonders praktisch erweisen sich dafür der Projektmanagement Regelkreis, welcher alle zu befolgenden Projektschritte definiert, als auch Softwares zur Projektzeiterfassung, da sie einen klaren Überblick schaffen und den Zeitaufwand verringern.
Autor: Redaktion
