Die Digitalisierung ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Und viele Unternehmen laufen sich gerade erst richtig warm. Eine umfassende und nachhaltige Digitalisierung will gut vorbereitet und durchdacht sein, denn auf dem Weg gibt es einige Hürden und Herausforderungen zu bewältigen. Und für kleine und mittelständische Unternehmen können diese ganz anders aussehen als für große Firmen. Dabei steht und fällt viel mit der passenden Software. Wir haben 5 Tipps für die Wahl der richtigen Tools.
In vielen KMU ist die Digitalisierung noch kein Thema mit besonders hoher Priorität. Die Unternehmen sind mit zahlreichen akuten Themen beschäftigt, die eine höhere Dringlichkeit aufweisen. Dazu gehören Herausforderungen im Zusammenhang mit Lieferketten, stetig steigende Preise oder der Fachkräftemangel. Aufgrund mangelnder Kapazitäten werden diese Themen oft zuerst bearbeitet – häufig auf Kosten der Digitalisierung. Investitionen in die digitale Infrastruktur eines Unternehmens werden auf unbestimmte Zeit verschoben, bereits begonnene Projekte auf Eis gelegt oder Themen wie die strategische digitale Zukunft eines Unternehmens wird erst gar kein Platz eingeräumt. Dies gefährdet allerdings die Wettbewerbsfähigkeit. Es heißt, am Ball zu bleiben, wenn man beim Langstreckenlauf zur Optimierung des Unternehmens durch digitalisierte Prozesse nicht abgehängt werden will. Eine relativ einfache Möglichkeit, um die Digitalisierung voranzubringen, ist die Auswahl passender Software. Allerdings gilt es dabei ein paar Dinge zu beachten, um Fehler zu vermeiden.
Tipp 1: Anforderungen in drei Teilen definieren
Ein Fehler, der leicht passiert, wenn es auf dem Gebiet noch an Erfahrung mangelt, ist, vorauszusetzen, dass bei einer Software zu einem bestimmten Zweck schon alles Nötige drin sein wird – dass also beispielsweise die Buchhaltungssoftware schon alles enthalten wird, was das Unternehmen für seine Buchhaltung braucht. Doch es gilt zu bedenken, dass unterschiedliche Unternehmen unterschiedliche Anforderungen und Vorlieben haben und dass es ebenso unterschiedliche Software gibt. Keine Komponente, die man möchte, ist zwangsläufig enthalten. Es gilt also, zunächst die Anforderungen an die Software zu definieren und sich dann gezielt auf die Suche nach einer passenden Softwarelösung zu machen. Dies geschieht am einfachsten, indem aufgeschrieben wird, welche Anforderungen unbedingt erfüllt sein müssen, welche darüber hinaus wichtig wären und welche Anforderungen „nice to have“, aber verzichtbar sind.
Tipp 2: Zeit nehmen
Schnelle Entscheidungen sind vor allem in Bezug auf Software zur Erledigung umfangreicher und wichtiger Aufgaben zu vermeiden. Die Auswahl der passenden Software sollte mit größter Sorgfalt getroffen werden. Dazu gilt es, zu vergleichen und abzuwägen – beispielsweise die Vor- und Nachteile einer Komplettlösung gegenüber mehrerer Spezialanwendungen.
Tipp 3: Preis-Leistungsverhältnisse richtig einschätzen
Die Landschaft der Softwareanbieter ist schwer zu überschauen. Und jeder scheint sein eigenes Preismodell zu haben. Und die meisten dieser Preismodelle sind darüber hinaus ausgesprochen komplex. Daher gilt es zum einen, besonders auf versteckte Kosten zu achten und zum anderen eine langfristige Kalkulation aufzustellen. Für diese können zum Beispiel sämtliche Kosten eines Anbieters für den Verlauf von fünf Jahren aufgelistet werden. Diese werden dann in Zusammenhang mit in den Kosten enthaltenen Lizenzen und Funktionen gebracht. Auf diese Weise erhält man eine gute Basis für einen Vergleich des Preis-Leistungs-Verhältnisses unterschiedlicher Anbieter.
Tipp 4: Zukunftsfähig denken
Dass einzelne Softwarekomponenten im Idealfall so gewählt werden sollten, dass sie miteinander kompatibel sind, versteht sich von selbst. In dieser Hinsicht sollte allerdings mit besonderem Weitblick geplant werden. Unternehmen sollten sich fragen, welche Prozesse gegebenenfalls in Zukunft ergänzt werden, wenn das Unternehmen wächst oder eine andere Richtung einschlägt oder in welchen Bereichen später eine umfassendere Digitalisierung geplant ist. Die passende Software kann dann von Beginn an so ausgewählt werden, dass sie Erweiterungsmöglichkeiten sowie Schnittstellen bietet und Anpassungen möglich macht.
Tipp 5: Mitarbeiter einbeziehen
Bei der Wahl der passenden Software sollte immer berücksichtigt werden, wer letztendlich damit arbeiten wird. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet es sich an, die Mitarbeiter einzubeziehen in den Auswahlprozess. Zunächst kann festgestellt werden, ob diese weiterführenden Ideen, Wünsche und Vorschläge bezüglich der Anforderungen an die Software haben. Und schließlich gilt es, die Mitarbeiter gründlich einzuarbeiten und sie für eine effiziente Anwendung schulen zu lassen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter die Software eher als Hindernis, denn als Erleichterung und Bereicherung ihres Arbeitsalltags sehen. Letztendlich funktioniert die Digitalisierung eben nur so gut, wie die Menschen gelernt haben, sie zu nutzen.
Autor: Redaktion
