Das erfolgreiche Bewerbungsschreiben: 10 Erfolgsfaktoren

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Rund 250 Bewerbungsschreiben gelangen für jede ausgeschriebene Stelle in den Unternehmen durchschnittlich ein. Diese werden in Folge von Personalabteilungen und Personalberatungsfirmen zunächst einmal grob ausgesiebt. Die Bewerbungsschreiben, die nach der ersten groben Auswahl überbleiben, werden dann genauer unter die Lupe genommen, um zu überprüfen, welche Kandidaten zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden.

Die folgende Liste der 10 Erfolgsfaktoren soll Ihnen einen Überblick geben, was Sie auf jeden Fall beim Erstellen Ihres nächsten Bewerbungsschreibens beachten sollten, damit Sie Ihre Chancen erhöhen, zum persönlichen Bewerbungsgespräch eingeladen zu werden:

Erfolgsfaktor #1: Professioneller Gesamteindruck

Ein englisches Sprichwort sagt: „You will never get a second chance to make your first impression“. Der erste Eindruck ist in der Phase der Bewerbung besonders wichtig, da zunächst von den Personalabteilungen „Spreu von Weizen getrennt“ wird. Wer ein unprofessionelles Portraitfoto mitschickt oder das Bewerbungsschreiben von einer Nickname-E-Mail-Adresse wie beispielsweise Eddi69@hotmail.com verschickt, erzeugt gleich zu Beginn einen weniger positiven ersten Eindruck. Achten Sie daher darauf, dass der erste Eindruck, den Ihr möglicherweise zukünftige Arbeitgeber von Ihnen erhält, ein sehr professioneller ist. Neben dem Portraitfoto und der E-Mail-Adresse zählen auch ein ordentlich formatierter tabellarischer Lebenslauf, ein Bewerbungsschreiben in der Form eines Geschäftsbriefes mit einer eingescannten Unterschrift und auch dem Versand von PDF-Dateien anstelle von Word-Dokumenten.

Erfolgsfaktor #2: Professionelles Bewerbungsschreiben und übersichtlicher tabellarischer Lebenslauf

Neben dem optischen Gesamteindruck ist es wesentlich, dass die Inhalte in den Bewerbungsunterlagen korrekt sind. Dabei sollte beachtet werden: Der Lebenslauf sollte aktuell sein, also auch die letzte und aktuelle Position enthalten, die vollständigen Kontaktdaten, die genauen Zeiten mit dem Anfangs- und End-Monat und Jahr bei der Auflistung der Karrierestationen sowie die Positionen und Unternehmen mitsamt der Auflistung der Aufgabenfelder und Tätigkeiten, die jeweils ausgeübt wurden. Das Bewerbungsschreiben sollte die persönliche Anrede der anzuschreibenden Ansprechperson und den genauen Firmennamen beinhalten. Achten Sie auch darauf, dass der Text stilistisch korrekt ist und keine Rechtsschreibfehler vorhanden sind. Dafür ist es unbedingt nötig, sich für die Erstellung der eigenen Bewerbungsunterlagen Zeit zu nehmen, um diese inhaltlich zu optimieren. Denn letztendlich entscheiden das Bewerbungsschreiben und der Lebenslauf, ob es zu einer Einladung zum Bewerbungsgespräch kommt, oder nicht.

Erfolgsfaktor #3: Eine individuelle Bewerbung schicken, die auf die ausgeschriebene Position und Firma eingeht

Leider kommt es in der Praxis viel zu oft vor, dass das einmal geschriebene Bewerbungsschreiben nur mehr einen neuen Empfänger erhalten, der Rest des Textes jedoch die übliche Standardbewerbung darstellt. Dabei werden allgemeine Floskeln verwendet, ohne einzugehen auf die ausgeschriebene Position, mit den im Stelleninserat aufgezählten Anforderungen oder dem Fehlen einer Darstellung der eigenen Motivation für den Wechsel. In vielen Fällen findet sich auch im Bewerbungsschreiben nur die Zusammenfassung der Inhalte, die bereits in der gleichen Weise im Lebenslauf enthalten sind, und daher dem Personalentscheider keinen Mehrwert an Informationen bietet.

Auch wenn das Bewerbungsschreiben eine zeit- und manchmal auch nervenaufreibende Tätigkeit ist, sollten Sie sich bei dem Erstellen der Bewerbungsunterlagen für jede Bewerbung auch wirklich Zeit nehmen und Mühe geben. Geschulte Recruiter können individuelle Bewerbungsschreiben von Standard-Bewerbungen sehr gut unterscheiden. Letztendlich ist nicht die Quantität der versendeten Bewerbungen für den Erfolg verantwortlich, sondern die Qualität!

Erfolgsfaktor #4: Selektive Anhänge dem E-Mail- Bewerbungsschreiben hinzufügen

Sie kennen sicher die Redewendung: „In der Kürze liegt die Würze“. Das gilt auch für Bewerbungsschreiben. Präsentieren Sie in wenigen Seiten, was Ihre Qualifikationen und Fähigkeiten auszeichnet und welchen Nutzen Sie Ihrem potentiellen Arbeitgeber bieten können. Beachten Sie dabei, dass Ihr Lebenslauf maximal drei Seiten umfassen sollte und schicken Sie nur die notwendigen Dokumente als Attachement mit. Unzählige eingescannte Dienstzeugnisse, Schulzeugnisse und Kurszertifikate sind für ein erstes Anschreiben nicht unbedingt notwendig. Halten Sie sich dabei immer den typischen Arbeitsablauf eines Recruiters vor Augen. Die Bewerbungsschreiben werden meistens zuerst ausgedruckt und dann Stück für Stück durchgeschaut. Helfen Sie dem Personalentscheider, auf einen Blick zu erkennen, dass es sich lohnt, Sie zu einem persönlichen Gespräch einzuladen und vermeiden Sie, dass sich Recruiter erst durch eine Unzahl an mitgeschickten Anhängen durchwühlen müssen.

Erfolgsfaktor #5: Versand der Bewerbung von einem persönlichen E-Mail-Account

Leider kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass Bewerbungen über E-Mail-Adresse des derzeitigen Arbeitgebers versendet werden. Wenn Sie noch keine private E-Mail-Adresse haben, dann legen Sie sich unbedingt für Ihre Bewerbungsphase eine kostenlose Mail-Adresse bei Google bei gmx oder gmail an. Anleitungen, wie das funktioniert finden Sie mehrfach auf YouTube. Beim Auswählen der E-Mail-Adresse wählen Sie Ihren Vor- und Nachnamen, um einen professionellen ersten Eindruck zu machen.

Wenn Sie Ihren aktuellen Arbeitgeber verlassen wollen und aktiv im Bewerbungsprozess stecken, dann verwenden Sie niemals dessen Ressourcen, wie E-Mail oder Telefon. Nutzen Sie auch in Ihrer Freizeit möglichst einen privaten PC, um in den Jobportalen nach interessanten Stelleninseraten Ausschau zu halten und schreiben Sie auch Ihre Bewerbungen in Ihrer Freizeit und nicht am Arbeitsplatz.

Erfolgsfaktor #6: Auf Stellen bewerben, die zum eigenen Profil passen

In einigen Berufsfeldern sind die freien Stellen, die über Jobinserate ausgeschrieben werden sehr rar. Oftmals gehen Bewerber dann dazu über, sich auf Positionen zu bewerben, die in keiner Weise mit dem eigenen Profil übereinstimmen, d.h. es fehlen die vom Unternehmen für die Besetzung der Stelle geforderten Ausbildungen und beruflichen Erfahrungen. Auch wenn sie sich dann nicht unbedingt große Chancen ausrechnen, eine Enttäuschung ist die Absage dann trotzdem. Um sich Frustration in der Bewerbung zu ersparen, sollten Sie sich daher keinesfalls auf Stellen bewerben, für die Sie überhaupt nicht qualifiziert sind. Sie können davon ausgehen, dass es jedes Mal zahlreiche Bewerber geben wird, die über die geforderten Voraussetzungen verfügen und damit in die engere Auswahl kommen.

Das bedeutet aber nicht, dass Sie immer 100 Prozent der geforderten Anforderungen erfüllen müssen. Wenn Ihr Ausbildungs- und Erfahrungshintergrund zu einem überwiegenden Teil mit den genannten Qualifikationen übereinstimmt, macht eine Bewerbung auf jeden Fall Sinn.

Wenn Sie hingegen den Wunsch hegen, in einen neuen Bereich zu wechseln, dann überlegen Sie sich zuerst, wie Sie mittelfristig in dieses Berufsfeld einsteigen können, z.B. mit der Absolvierung einer Weiterbildung in diesem Feld, damit Sie bereits über erste Qualifikationen für den neuen Beruf verfügen.

Erfolgsfaktor #7: Bewerbungsschreiben vor dem Versand nochmals kontrollieren

Aus der Furcht heraus, nicht schnell genug bei der Bewerbung zu sein, machen viele Bewerber den Fehler, rasch ein Bewerbungsschreiben zusammenzustellen und loszuschicken. Dabei besteht die Gefahr, dass die zuvor genannten Erfolgsfaktoren übersehen werden und das Bewerbungsschreiben nicht so professionell ist, wie es sein könnte, wenn es mit mehr Sorgfalt erstellt worden wäre. In den meisten Unternehmen gilt die Devise: „Die Mühlen mahlen langsam“. Bewerbungsprozesse ziehen sich meist über Wochen oder sogar Monate. Es kommt daher in etlichen Fällen nicht darauf an, ob Sie heute noch schnell in der Eile oder morgen in Ruhe mit besonderer Gründlichkeit Ihr Bewerbungsschreiben abschicken. Für die Qualität Ihre Bewerbung macht es aber mit Sicherheit einen großen Unterschied.

Erfolgsfaktor #8: Die Initiativbewerbung individuell und selektiv versenden

Vielleicht kennen Sie den Begriff: SPAM. Unter Spam versteht man eine nicht angeforderte E-Mail, die als Massenmailing versendet wird. Das Spam-Aufkommen steigt von Jahr zu Jahr und führt in Unternehmen zu einem hohen Arbeitsaufkommen und Produktivitätsverlust.

Immer wieder liest man in Ratgebern, dass Bewerber nicht nur auf das Erscheinen der passenden Stelleninserate warten sollen, sondern sie auch aktiv an zahlreiche Unternehmen eine Initiativbewerbung versenden sollten. Begründet wird das dann meist damit, dass statistisch betrachtet, bei einer höheren Anzahl an Aussendungen mehr positive Rückmeldungen dabei sein werden. Diese Aussagen stammen dann meist aus dem E-Mail-Marketing, durch Beobachtungen von größeren Verkaufs-Mailing-Aktionen. Verschwiegen wird dabei, dass es Erfolgsquoten von meist nur 1% und weniger sind, und damit eine sehr große Anzahl an Empfängern angeschrieben werden muss, um überhaupt einen Erfolg verbuchen zu können.

Was in der Bewerbungspraxis oft feststellbar ist: Wenn Initativbewerbungs-Massenmailings verschickt werden, dann werden diese von den meisten Recruitern gleich in den virtuellen Papierkorb verschoben, weil das Arbeitsaufkommen für die Bearbeitung und Beantwortung zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde.

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung auf das Mittel Initiativbewerbung setzen, dann vermeiden Sie unbedingt Massenmailings! Damit meine ich den exakt gleichen Text an eine große Anzahl an allgemeinen Recruiting-E-Mail-Adressen. Suchen Sie sich lieber einige spezielle Firmen heraus und versuchen Sie zuerst den persönlichen Kontakt herzustellen und das Interesse der Organisation an neuen Mitarbeitern auszuloten. Erst dann schreiben Sie persönlich mit einem individuell erstellten Bewerbungsschreiben an dieses Unternehmen.

Erfolgsfaktor #9: Leicht erreichbar sein für eine Terminvereinbarung

Wenn die Bewerbung dann auf fruchtbaren Boden gefallen ist, und der Personalentscheider einen Termin für ein persönliches Bewerbungsgespräch vereinbaren möchte, sollte eine einfache Erreichbarkeit gewährleistet sein. Selbstverständlich hat jeder Recruiter vollstes Verständnis, dass Sie während der Arbeitszeit nicht sofort das Mobiltelefon abheben und frei sprechen können. Es sollte daher im Rahmen der Bewerbung gewährleistet sein, dass Sie einen professionellen personalisierten Ansagetext auf Ihrer mobilen Sprachbox haben. Damit kann der Personalentscheider Ihnen eine Nachricht auf der Mobilbox hinterlassen und Ihnen mitteilen, dass Sie sich bei ihm für eine Terminvereinbarung melden sollen. Leider passiert es in der Praxis oft, dass die Sprachbox am Mobiltelefon deaktiviert ist und damit keine Möglichkeit besteht, eine Nachricht zu hinterlassen.

Erfolgsfaktor #10: Unterstützung in Anspruch nehmen

Bewerbungen sind mitunter sehr anstrengende Phasen. Etliche Bewerber sind sich unsicher, ob ihre Bewerbungsunterlagen gut genug sind. Viele kennen ihre Stärken nicht und haben daher kein sehr gutes Selbstmarketing.

Erfolgreiche Menschen nehmen immer Hilfe in Anspruch. Entweder wenden sie sich an einen Bewerbungscoach, absolvieren eine Weiterbildung oder bauen sich ein Netzwerk auf mit Menschen, die ihnen weiterhelfen können.

Der nächste Job kann mitunter Ihre weitere Karriere entscheidend beeinflussen. Wenn Sie das Gefühl haben, Unterstützung zu brauchen, nehmen Sie ein Bewerbungscoaching in Anspruch und holen Sie sich die notwendigen Informationen durch Fachbücher, Artikel auf Karriereblogs und absolvieren Sie hilfreiche Kurse.

Autor: Andrea Jindra