In der Pandemie sind viele Beschäftigte ins Homeoffice übersiedelt. Was ursprünglich als kurzfristige Sofortmaßnahme gedacht war, hat sich vielerorts bereits zu einer neuen Arbeitsform entwickelt. Die Produktivität und Zusammenarbeit in Projekten kann weiterhin gut abgewickelt werden. Insofern wollen viele Betriebe die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten auch weiter beibehalten, auch wenn nur tageweise und nicht mehr ununterbrochen, so wie zu Zeiten des Lockdowns.
Für zahlreiche Unternehmen bringt das Homeoffice die Möglichkeit langfristig Büroflächen und Betriebskosten einzusparen. Auch Arbeitnehmer sehen darin zahlreiche Vorteile. So fällt oftmals ein längerer Anfahrtsweg zur und von der Arbeit weg. Ein im Stau stehen mit längerer Parkplatzsuche oder das in vollen öffentlichen Transportmitteln unterwegs sein, fällt durch das Arbeiten im Homeoffice weg. Die Zeitersparnis wird als große Entlastung und Steigerung der Lebensqualität wahrgenommen.
Damit ein konzentriertes und effizientes Arbeiten im Homeoffice gelingt, gibt es aber einige wesentliche Erfolgsvoraussetzungen.
Wie sieht das ideale Homeoffice aus
Um ruhig und konzentriert arbeiten zu können, braucht es einige räumliche Voraussetzungen und Ausstattungen sowie einen gut strukturierten Arbeitsablauf.
Idealerweise findet das Homeoffice in einem eigenen Raum statt. Das Aufstellen eines Schreibtisches im Schlafzimmer oder Wohnzimmer ist nicht ideal, da eine Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit damit schwerer fällt. Wichtige Voraussetzungen sind ein Tisch oder Schreibtisch und ein ergonomischer Stuhl. Schließlich verbringt man doch sehr viele Stunden am Homeoffice Arbeitsplatz und sollte dafür sorgen, optimale Voraussetzungen für die Rückengesundheit zu schaffen.
Um gut und motiviert arbeiten zu können braucht es auch gute Lichtverhältnisse. Tageslicht ist ideal, es sollte aber nicht zu viele Sonne in den Raum scheinen, damit es nicht am Bildschirm blendet und der Raum im Sommer nicht zu warm wird. Weiters sollte für eine gute künstliche Beleuchtung gesorgt werden mit einem warmen und hellen Raumlicht und einer hochwertigen Schreibtischlampe, die den Arbeitsplatz ausleuchtet und dabei nicht blendet. Da lange Bildschirmarbeit die Augen belastet, ist die richtige Beleuchtung wichtig, damit das Auge nicht so rasch ermüdet.
Ein gut ausgestattetes Homeoffice verfügt auch über ausreichend Stauraum, um Bürobedarf und Unterlagen wegräumen zu können. Das ist nicht nur wichtig, um am Abend und am Wochenende besser abschalten zu können, sondern es hat auch rechtliche Gründe. Im Homeoffice gilt für Betriebe ebenfalls der Datenschutz. Wichtige betriebliche Unterlagen müssen versperrt werden, damit Familienmitglieder oder Gäste keinen Zugriff auf Geschäftsgeheimnisse haben.
Zur richtigen technischen Ausstattung gehört ein Mobiltelefon mit Headset sowie ein Laptop oder PC mit schnellen Internetanschluss, eine Webcam mit Mikrophon sowie ein Drucker.
Ideale Voraussetzungen für die Videokonferenz
Um mit dem eigenen Team oder Geschäftspartnern weiterhin in Kontakt zu bleiben, stehen Videokonferenzen und Videomeetings oftmals auf der Tagesordnung. Dabei ist zu beachten, dass der Rahmen für das virtuelle Gegenüber ideal aussieht. Viele Videokonferenzdienste bieten die Auswahl eines Hintergrundes an. Dabei wird der reale Hintergrund freigestellt und ein gewählter virtueller Hintergrund eingefügt. Was sich im ersten Moment praktisch anhört, erweist sich in der Praxis nicht als ideal. Der Grund: Man sieht, dass es sich dabei um einen künstlichen Hintergrund handelt. Leider sieht es sogar sehr unprofessionell aus.
Besser wäre es daher, einen guten Hintergrund auszuwählen, vor dem die Videokonferenz durchgeführt wird. Das könnte ein schönes Bild sein oder eine Fototapete auf der Wand. Fototapeten gibt es mit Naturmotiven oder auch künstlerischen Motiven von Pflanzen und Blumen bis hin zur abstrakten und zeitgenössischen Kunst. Kleiner und kostengünstiger sind Leinwandbilder, die es in allen Stilrichtungen gibt.
Wofür man sich auch schlussendlich entscheidet, ein Hintergrund mit einem Bild oder einer Fototapete wirkt professionell und aufgeräumt.
Konzentriertes Arbeiten mit Ruhe und Fokus
Damit das Homeoffice langfristig gelingt, muss die Produktivität hoch sein, es muss Leistung und Output erbracht werden. Dafür muss man ruhig und konzentriert arbeiten können.
Wenn das Arbeitszimmer auf eine stark befahrene Straße oder in einen belebten Innenhof gerichtet ist, dann sollte man die Fenster beim Arbeiten geschlossen halten und nur in den Pausen gut durchlüften. Auch andere Störfaktoren sollten ausgeschaltet werden. Besonders herausfordernd ist es, wenn Kinder oder Haustiere im gleichen Haushalt anwesend sind. Dann ist jedenfalls die Türe zum Arbeitszimmer zu schließen und auch zu signalisieren, dass man für diesen Zeitraum des Tages nicht erreichbar ist.
Neben einer Ordnung am Schreibtisch hilft auch eine gut geplante zeitliche Struktur für einen optimalen Tagesablauf und die Erledigung der notwendigen Aufgaben.
Auch wenn man im Homeoffice alleine arbeitet, so ist man immer noch Teil eines Teams. Es braucht daher regelmäßige Abstimmung mit Kollegen und auch Feedback vom Vorgesetzten. Somit ist es auch eine wesentliche Aufgabe von Unternehmen und dem Management dafür zu sorgen, dass Homeoffice in der Praxis gut gelingt.
Autor: Redaktion
