Die Kosten im Unternehmen effektiv senken

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Aktuell müssen viele Unternehmen sehr auf ihre Kosten achten. Senken sie diese nur um wenige Prozentpunkte, erhöht sich ihre Gewinnspanne oft stark. Deshalb lohnt es sich, Beschäftigte zum Nachdenken über mögliche Einsparungen zu motivieren.

Auf der Agenda vieler Unternehmen steht aktuell ein Thema ganz oben: Sparen. Aufgrund der unsicheren Wirtschaftslage und sinkenden Einnahmen müssen sie verstärkt auf ihre Kosten achten. Es gilt,

• Verschwendung zu vermeiden,
• die Arbeitsabläufe und -prozesse effizienter zu gestalten und
• die eigenen Leistungen zu hinterfragen.

Doch womit starten? Nachfolgend die drei effektivsten Hebel, um die (Fix-)Kosten zu senken.

Kostenkiller 1: Verschwendung vermeiden

In jedem Unternehmen wird Geld und Material verschwendet. Es wird unter anderem Abfall und Ausschuss produziert. Oder allgemein: Es werden zu viele Ressourcen verbraucht. In Zeiten, in denen es Unternehmen wirtschaftlich gut geht, wird dieser Verschwendung meist wenig Beachtung geschenkt. Denn: Wer beschäftigt sich gerne mit einem solchen „Kleinkram“, wenn die Auftragsbücher randvoll sind?

In schlechten Zeiten ist das anders. Dann ist die Kostenschraube oft die einzige Schraube, an der ein Unternehmen drehen kann, um zumindest kurz- und mittelfristig seine Liquidität zu verbessern. Und beschäftigt man sich systematisch mit dem Thema, wird meist klar:

• Aus vielen kleinen – scheinbar unbedeutenden – Einsparungen werden rasch große Summen. Und:
• Nicht selten entscheidet eine Kostensenkung um wenige Prozent darüber, ob ein Unternehmen mit Gewinn agiert – so zum Beispiel, wenn die Gewinnspanne nur vier, fünf Prozent beträgt.

Das Problem hierbei ist: Verschwendung auf der wertschöpfenden Ebene fällt aus der Vogelperspektive bzw. Top-down-Warte meist nicht auf. Um hier die Einsparpotentiale zu erkunden, müssen die Mitarbeiter, die mit den Prozessen vertraut sind, ins Boot geholt werden.

Deshalb starten Unternehmen, die erfolgreich ihre Verschwendung reduzieren möchten, häufig Ideenwettbewerbe. Sie animieren ihre Beschäftigten, nach Einsparmöglichkeiten zu suchen. Die Ergebnisse hiervon können sich sehen lassen: Durch solche Kampagnen sparen Unternehmen 1.000 bis 3.000 Euro pro Mitarbeiter/Jahr. Das zeigt eine Auswertung, die Innolytics auf der Basis von mehr als 100 Ideenwettbewerben branchenübergreifend durchführte.

Kostenkiller 2: Zeitfresser eliminieren

Mit Unternehmen verhält es sich wie mit Menschen: In fetten Jahren setzen sie Speck an. Sie starten zum Beispiel Projekte bzw. halten diese am Laufen, die keinen positiven Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Sie praktizieren ein Qualitätsmanagement, als ginge es darum, Produkte und Problemlösungen für die Ewigkeit zu entwickeln. Sie gönnen sich eine Entscheidungskultur, die zwar vielen das Gefühl vermittelt „Auch ich werde gehört“, aber die Prozesse extrem verlangsamt. Sie erbringen für ihre Kunden (kostenlose) Serviceleistungen, die diese gar nicht wertschätzen.

Das frisst Arbeitszeit und bindet Personal. Und da die Löhne und Gehälter der größte Kostenblock in den meisten Unternehmen sind, ruht im Identifizieren und Eliminieren solcher Zeitfresser meist ein großes Einsparpotential.

Doch auch hier gibt es eine Herausforderung: Die Beschäftigten haben sich häufig an die bestehenden Prozesse gewöhnt. Deshalb gilt es, wenn man effizientere Lösungen entwickeln möchte, zunächst das Denken der Mitarbeiter in neue Bahnen zu lenken – zum Beispiel im Rahmen der Ideenwettbewerbe. Zudem sollten sie an den Einsparungen beteiligen werden. Das erhöht ihre Motivation, gezielt darüber nachzudenken, wie sie effektiver (zusammen-)arbeiten können und ihre Bereitschaft, auch „harte Nüsse“ zu knacken. Eine moderne Ideenmanagement-Software bietet die Möglichkeit, dass Beschäftigte die Zeitfresser im Team diskutieren und die Verschwendung in Euro beziffern.

Kostenkiller 3: Prozesse und Abläufe digitalisieren

Der Begriff Digitalisierung ist für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter ein abstrakter. Was er bedeutet, wird ihnen oft erst klar, wenn dahinter messbare Ziele stehen – zum Beispiel: Die Durchlaufzeit bei Aufträgen um 20 Prozent senken. Oder: Die Reaktionszeit auf Angebote halbieren. Die digitale Transformation hilft Unternehmen, zeit- und somit kostenintensive Prozesse mit oft überschaubaren Mitteln (teilweise) zu automatisieren bzw. zu digitalisieren. Hierfür einige Beispiele.

Beispiel 1: Kosten senken im Kundenservice

Digitale Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Standardfragen weitgehend online zu beantworten – beispielsweise durch FAQs und Erklärvideos auf der Webseite oder Datenbankabfragen, z.B. zum Stand eines Auftrags.

Beispiel 2: Kosten senken in der Logistik

Digitale Lösungen wie Virtual-Reality-Brillen können Mitarbeitern helfen, Ladungen schneller zu finden und das Lager effizienter zu organisieren. So senkt zum Beispiel die Digitalisierung der Lieferscheine den Aufwand bei der Organisation und bei Rückfragen drastisch.

Beispiel 3: Kosten senken durch ein Automatisieren von Entscheidungen

In vielen Unternehmen könnten Entscheidungen – beispielsweise über Kompensationen bei Kundenbeschwerden – statt von den einzelnen Sachbearbeitern individuell anhand standardisierter und automatisierter Kriterien getroffen werden. Ist ein Kunde z.B. mit einem Produkt unzufrieden, gibt hierfür Gründe an und kann diese mit Fotos belegen, wird automatisch eine Kompensation gewährt. Die Automatisierung von Entscheidungsprozessen hilft Unternehmen, langwierige Routineprozesse schnell und effizient durchzuführen.

Erfolgsfaktor Mitarbeiterbeteiligung

Bei der Suche nach Einsparpotentialen auf der operativen Ebene sind die Führungskräfte auf den Input ihrer Mitarbeiter angewiesen, denn:

• Es erfordert häufig eine detaillierte Kenntnis der Prozesse, um die Verschwendung und Zeitfresser zu identifizieren und zu reduzieren. Und:
• Beim Effektivieren ihrer Prozesse und Leistungen müssen die Unternehmen aufgrund der höheren Vernetzung zunehmend bereichsübergreifend denken, denn: Das für die Einsparungen nötige Know-how befindet sich in verschiedenen Köpfen im Unternehmen und muss erst zusammengeführt werden, um die möglichen Einsparungen zu erzielen.

Deshalb beinhaltet eine moderne Ideenmanagement-Software die Möglichkeit, Mitarbeiter an den unterschiedlichen Stellen im Unternehmen zu vernetzen; außerdem können sie online miteinander diskutieren. Das ermöglicht es den Mitarbeitern, auch in bereichs- und standortübergreifenden Teams komplexe Lösungen zu entwerfen, bei denen wirklich Neuland betreten wird.

Wichtig ist es auch, das Einsparpotential in einfachen Businessplänen zu verdeutlichen. Deshalb hat zum Beispiel Innolytics einen Wertrechner für Ideen entwickelt, den Beschäftigte schnell und einfach ausfüllen können. Auch das mögliche Einsparpotential ihrer Ideen wird sofort deutlich. Das ist für die Akzeptanz im Unternehmen wichtig. Deutlich wird hierbei auch, mit welcher Prämie die Mitarbeiter rechnen können, wenn ihre Lösung die erhofften Einsparungen bringt. Das erhöht ihre Motivation, alleine oder im Team, auch über Probleme nachzudenken, deren Lösung einigen „Hirnschmalz“ und das Aufgeben gewohnter Routinen erfordert, die aber ein hohes Einsparpotential haben.

Zum Autor:

Dr. Jens-Uwe Meyer hat u.a. mehrere Bücher zum Thema Innovationsmanagement verfasst. Zudem ist er ein gefragter Vortragsredner zu diesem Thema. Er ist Geschäftsführer der Innolytics GmbH, einem Leipziger Softwareunternehmen, das Software für Ideen-, Wissens- und Qualitätsmanagement entwickelt. Innolytics hat u.a. eine Ideenmanagement-Software mit integriertem Einsparrechner für Mitarbeiterideen entwickelt.