Wie Sie eine positive digitale Kultur implementieren und sicherstellen, dass die Mitarbeiter auf die Zusammenarbeit mit Office365 vorbereitet sind.
Neue Kollaborationsmöglichkeiten in Office365 sind nicht immer selbstverständlich. Der ROI einer digitalen Strategie hängt stark von der Auslastung der Plattform ab. Wie können wir die Entwicklung einer kreativen und kollaborativen digitalen Kultur positiv beeinflussen?
Office365, die neue Kollaborationsplattform von Microsoft, bietet viele neue Möglichkeiten und Möglichkeiten für eine effizientere Zusammenarbeit. Das ist was Kollaboration bedeutet. Der Mensch hat immer besser abgeschnitten, indem er zusammengearbeitet hat, um neue Höhen zu erreichen. In den letzten 30 Jahren – oder seit Beginn der Informationsrevolution – haben wir mit E-Mails gekämpft und auf viele andere Arten versucht, die Zusammenarbeit für Wissensarbeiter zu erleichtern, mit gemischten Ergebnissen.
In vielen Fällen ist Zusammenarbeit effektiv, aber die Digitalisierung unserer Arbeitsumgebung bringt neue Herausforderungen mit sich. Vor allem, weil die Arbeit heute freier ist von Wo und Wann wir sie ausführen.
Office365 umfasst viele Apps, die wir bereits kennen, wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint und mehr. Diese Apps arbeiten jetzt nahtlos über verschiedene Geräte wie Smartphones und Tablets, unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden. Dokumente und Ergebnisse werden in der Regel abhängig von der App- und Plattformeinstellung online im Cloud gespeichert, sodass Sie jederzeit und von überall darauf zugreifen können.
Herausforderungen zu überwinden
Viele Unternehmen hat kürzlich der Office365 Plattform eingeführt und wird es mit weiteren Apps weiterentwickeln und aufrüsten, wobei ältere Apps und Plattformen wie Lotus Notes und viele andere Datenquellen ersetzt werden. Outlook unterscheidet sich stark von Lotus Notes und die Leute mussten lernen und verstehen, wie man es richtig benutzt. Diese Lernkurve wird fortgesetzt; Neue Apps wie OneDrive, Skype4Business, Office Groups, Teams, Yammer, Delve und mehr werden für die Mitarbeiter eine Herausforderung darstellen.
Dies wird Zeit brauchen, aber wie Menschen ihre Arbeit machen wird sich auch noch ändern. Dies ist ein wichtiges Thema. Wie Arbeit geleistet wird, basiert auf Kultur. Menschen in verschiedenen Teilen der Welt haben ganz unterschiedliche Ansichten über die Arbeit, wie Sie sicherlich aus Erfahrung wissen. Dies bedeutet, dass wir im Laufe der Zeit auch eine digitale Kultur für die Art und Weise der Arbeit entwickeln werden, die eine positive und kreative sein sollte.
Eine positive digitale Kultur geschieht nicht von allein
Das Hauptproblem für Menschen, die sich für die Zusammenarbeit interessieren, ist die Frage „Wozu dient es?“ Das Verständnis, wie eine App technisch funktioniert und wie man sie richtig für eine effektive Zusammenarbeit verwendet, ist jedoch zwei ganz unterschiedliche Dinge. Sicherlich ist ein gutes Verständnis einer App und ihrer Funktionen wichtig, aber das Wissen darüber, wie mein Team (meine Einheit oder mein Unternehmen) sich darüber einig wird, wofür es verwendet wird, ist von größter Bedeutung für den Aufbau einer positiven kreativen digitalen Kultur.
Von „Ich“ zu „Wir“
Worauf sich die meisten Unternehmen bei der Implementierung kollaborativer Plattformen wie Office365 konzentrieren, ist eine digitale Strategie. Mit dem Ziel, die Produktivität zu steigern, werden Apps und Inhalte zunächst auf der Plattform veröffentlicht. Der Return on Investment hängt jedoch auch von der ordnungsgemäßen Nutzung ab. Hier treffen Organisationen häufig zu kurz, Investitionen in die Bereitschaft der Mitarbeiter, eine positive digitale Kultur von „Wir“ und nicht nur von „Ich“ aufzubauen.
„Ich“ bedeutet persönliche Produktivität und wird oft unterschätzt und vernachlässigt. Ein technisches Training zu Outlook wird manchmal angeboten, aber wie man die App für Ihre eigene persönliche Produktivität effizient nutzt, wird nicht offeriert; Wenn Sie beispielsweise lernen, Aufgaben in Outlook richtig zu nutzen, können Sie die Produktivität um 1 Stunde pro Tag steigern!
„Wir“ ist die Schnittstelle zwischen Kreativität und Struktur für eine effektive Zusammenarbeit. Dies wird oft nur durch ein auf das Wie, aber nicht auf das Warum ausgerichtetes technische Applikationstraining angeboten. Mehr als nur das Erlernen von Features und Funktionen der App ist selten vorgesehen.
Technostress von zu vielen digitalen Ablenkungen
Das Ergebnis ist, dass Menschen oft unter „Technostress“ leiden, einer Überfrachtung von Möglichkeiten ohne wirkliche Ausrichtung oder Übereinstimmung darüber, wie man etwas richtigmacht. Dadurch fühlen sich die Menschen oft entmutigt und es gibt keine positiven Auswirkungen auf die Entwicklung einer digitalen Kultur in der Organisation und damit leider auch der ROI der Umsetzung einer digitalen Strategie.
Selbst Microsoft warnt vor den negativen Auswirkungen von zu vielen digitalen Ablenkungen und technologischem Stress. Neue Technologien machen Menschen weniger produktiv, weil sie sich darin verfangen, anstatt sie effektiv zu nutzen.
Heute arbeiten die Mitarbeiter in doppelt so vielen Teams wie vor fünf Jahren. Nur 11% fühlen sich sehr produktiv und bis zu 25% der Arbeitszeit gehen verloren, weil sie herausfinden versuchen, wie sie vorgehen sollen um etwas fertig zu bringen, wie jüngste Studien* zeigen. Das bedeutet, dass es immer schwieriger wird zu sehen, „wo meine Arbeit ist„. Bis vor kurzem mussten wir uns nur mit E-Mails und Papieren beschäftigen; Jetzt müssen wir uns viele weitere Bildschirme anschauen, anderen Apps und Systeme, um zu sehen, welche Arbeit wir vor uns liegen haben. Diese Vielfalt und daraus resultierende Unterbrechungen, verursacht wieder Zeitverluste und Ineffizienzen; ganz wieder der Gedanke von Produktivität durch Zusammenarbeit zu steigern.
Wie man eine positive digitale Kultur und Verständnis für Office365 entwickelt
Um eine positive digitale Kultur zu entwickeln, müssen wir rückwärts von der Plattform zur Kultur gehen und dabei auch Strategien und Szenarien berücksichtigen. Wenn wir gemeinsame Arbeitsszenarien entwickeln, die sich auf die Auswirkungen konzentrieren und nicht auf die Plattform oder die Apps an sich nur, kann jeder Mitarbeiter die Rahmenbedingungen für effektives Zusammenarbeit (Collaboration Framework) für sich und sein Team entwickeln, das die notwendigen Apps und Inhalte berücksichtigt. Auf diese Weise entstehen neue Möglichkeiten für eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation, die sich sofort positiv auf die Organisation auswirken. „Wo ist meine Arbeit“ wird klarer und Technostress wird durch bessere Produktivität ersetzt.
Produktivitätstraining teilen wir in zwei Aspekte auf; in „Ich“ und „Wir“:
Ich – Office 365 workshops mit Fokus auf die persönliche Produktivitätsgewinn.
Das „Ich“ Perspektive stellt sicher, dass Sie sehen, welche Arbeit Sie zu tun haben, damit Sie qualifizierte Entscheidungen zu Ihren Prioritäten treffen und Ihre Zeit besser verwalten können.
Ein einfaches schnelles Aufgabenmanagement und täglich leere Posteingang, sind wichtige Bestandteile dieses Trainings. Dies ist sehr wichtig, denn ein gutes „Ich“ -Selbstmanagement ermöglicht einen großartigen „Wir“ -Kollaborationserfolg.
Wir – Office365 workshops mit Fokus auf die gemeinsame Produktivitätsgewinn.
Das „Wir“ Perspektive konzentriert sich nicht so sehr auf das technische Verständnis der Apps, sondern darauf, wie man die Plattform bestmöglich nutzen kann. Welche Apps und Inhalte benötige ich für welchen Zweck? Wie wird die Effektivität der Zusammenarbeit erreicht? Was geht wo hin? Diese Fragen werden wir gemeinsam beantworten, indem wir Best Practices betrachten, unsere eigenen Prozesse analysieren und sie einem Collaboration Framework zuordnen, mit dem wir Veränderungen initiieren können.
Autor: Göran Askeljung
